Umlageverfahren: Laptop, Schreibtisch, Notizen

Umlageverfahren - Ausgleichsverfahren für Arbeitgeber

Fallen Lohnausfallkosten an, bekommen Sie als Arbeitgeber Ihre Ausgaben bei Krankheit (U1) und Mutterschaft (U2) in Teilen erstattet. Dafür zahlen Sie einen Beitrag im Umlageverfahren. Diese Beiträge richten sich nach den jeweiligen Umlagesätzen der zuständigen Ausgleichskasse sowie den rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelten der Beschäftigten. Seit dem 01. Januar 2011 ist das maschinelle Erstattungsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und für den Mutterschutz (U2) für die Arbeitgeber, deren Betriebe am Umlageverfahren teilnehmen, verpflichtend.

Die rechtliche Grundlage für die Umlageversicherung ist das Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG).

Wer führt die Umlageversicherung durch?

Die Umlageversicherung wird von der Krankenkasse durchgeführt, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Wenn keine gesetzliche Versicherung besteht, richtet sich die Zuständigkeit nach der Abführung der übrigen Sozialversicherungsbeiträge.

Für geringfügig Beschäftigte ist die Knappschaft-Bahn-See zuständig.

Wodurch unterscheiden sich U1 und U2?

Am Umlageverfahren U1 nehmen ausschließlich Betriebe mit bis zu 30 regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmern teil. Durch diese Versicherung wird verhindert, dass kleinere und mittlere Betriebe durch Lohnfortzahlungen in wirtschaftliche Not geraten.
Am Umlageverfahren U2 nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber teil. Unternehmen können sich sowohl die Aufwendungen für Mutterschutz/Beschäftigungsverbot, als auch für den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld voll erstatten lassen.

U1 (Aufwendungen im Krankheitsfall): Beiträge und Erstattungssätze

Die Grundlage für die Berechnung ist das Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung. Einmalzahlungen werden bei der Berechnung der Umlagebeiträge nicht berücksichtigt.

Der Arbeitgeber bekommt seine Aufwendungen im Krankheitsfall (U1) prozentual erstattet.

Sie können sich ab dem 01.01.2021 zwischen folgenden Erstattungs- und Umlagesätzen entscheiden:

80 Prozent Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei 2,8 Prozent

60 Prozent Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei 2,2 Prozent

Die Wahl des Erstattungssatzes kann erstmalig innerhalb von 2 Monaten nach Beginn der Teilnahme am Ausgleichsverfahren getroffen werden. Für die darauffolgenden Kalenderjahre kann der Erstattungssatz nur bis spätestens zum 31. Januar des betroffenen Kalenderjahres gewählt werden. Der gewählte Erstattungssatz ist immer für ein Kalenderjahr gültig. Die Wahl muss schriftlich oder über die Ermittlung der Beitragsnachweise erfolgen.

U2 (Aufwendungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft): Beiträge und Erstattungssätze

Die Grundlage für die Berechnung ist das Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung. Einmalzahlungen werden bei der Berechnung der Umlagebeiträge nicht berücksichtigt. Der Beitragssatz zur U2 liegt bei 0,4 %.

Aufwendungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft (U2) werden zu 100 Prozent erstattet. Die Arbeitgeber erhalten durch dieses Ausgleichsverfahren alle nach dem Mutterschutzgesetz zu zahlenden Entgelte von der für die Arbeitnehmerin zuständigen Krankenkasse erstattet. Das gilt für die finanziellen Belastungen aus dem Mutterschutz, der in der Regel sechs Wochen vor der Geburt beginnt und acht Wochen nach der Geburt endet, ebenso, wie für weitergezahlte Arbeitsentgelte inklusive der Arbeitgeberanteile zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag.

Abführung der Beiträge

Alle Umlagen sind zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag mittels eines Beitragsnachweises zu entrichten. Einzugsstelle ist die jeweilige Krankenkasse, Fälligkeitsdatum ist der drittletzte Bankarbeitstag des laufenden Monats.

Wie beantrage ich eine Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG)?

Im Jahr 2011 wurde ein elektronisches Meldeverfahren eingeführt. Seitdem werden Erstattungsanträge nach dem AAG durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm (Entgeltabrechnungsprogramm) oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe wie zum Beispiel sv.net an die jeweils zuständige Stelle übermittelt.

Seit 01.01.2017 erfolgt neben der Rückmeldung in digitaler Form bei geänderten Erstattungsanträgen auch eine Rückmeldung, wenn dem Antrag entsprochen wird.

Mit der europaweit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde die Verarbeitung personenbezogener Daten reglementiert. Hierdurch sind u.a. Rückschlüsse auf den einzelnen Arbeitnehmer im Verwendungszweck des Erstattungsantrags nach dem AAG nicht mehr zulässig.

Datenschutz: Wichtig seit 1. Januar 2020:

Anträge nach dem AAG müssen einen datenschutzkonformen Verwendungszweck haben. Das bedeutet: Personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, wie z. B. Name, Versicherungs- oder Personalnummer, dürfen im Verwendungszweck nicht mehr übermittelt werden.

Welches Arbeitsentgelt bekomme ich erstattet?

Für die Berechnung der Lohnfortzahlung ist das Bruttoarbeitsentgelt im Sinne des Arbeitsrechts und nicht im Sinne des Lohnsteuer- bzw. Sozialversicherungsrechts maßgebend.

Was zählt zum erstattungsfähigen Bruttoarbeitsentgelt?

Erstattungsfähig sind:

  • der gesamte Barlohn im arbeitsrechtlichen Sinne (Stunden-, Wochen-, Monats-, Akkord- und Schichtlohn usw.);
  • laufend gewährte Sachleistungen (z.B. Kost oder Wohnung) und Deputate; kann freie Station in natura nicht gewährt werden (weil sich z.B. der arbeitsunfähige Arbeitnehmer nicht beim Arbeitgeber aufhält), gilt für die Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge der amtliche Sachbezugswert;
  • Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge; Erschwernis- und Gefahrenzuschläge; Schmutzzulagen, soweit diese dem Arbeitnehmer nicht zusätzliche Kosten zum Beispiel für Reinigungsmittel ersetzen sollen;
  • Soziale Zulagen (Familien- und Kinderzuschläge, Wohnungsgeld und Ortszulagen);
  • Trinkgelder, soweit darauf ein rechtmäßiger Anspruch besteht (z.B. Bedienungsgelder im Hotel- und Gaststättengewerbe);
  • vermögenswirksame Leistungen, die der Arbeitgeber laufend gewährt;
  • Inkassoprämien;
  • Nachzahlungen, wie z.B. rückwirkende Entgelterhöhungen, die der Arbeitnehmer in einer Summe erhält;
  • Funktionszulagen, Wegezeitvergütungen oder andere Leistungen, die pauschal vergütet werden.

Was zählt nicht zum erstattungsfähigen Bruttoarbeitsentgelt?

  • Auslösungen, für die der Arbeitnehmer entsprechende Kostennachweise erbringen muss, wie die Erstattung von Fahrtgeld, Reisekosten, Spesen ebenso wie Trennungsentschädigungen, Werkzeuggeld und der Ersatz für Arbeitskleidung;
  • Einmalige Leistungen, wie z.B. Gewinnbeteiligungen, Abschlussgratifikationen, Weihnachtszuwendungen, Beihilfen und Unterstützungen, Prämien für Verbesserungsvorschläge und Anwesenheitsprämien, bleiben ebenfalls unberücksichtigt.