Meldungen zur Sozialversicherung sind von den Arbeitgebern über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm beziehungsweise eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe elektronisch an die Annahmestellen der Einzugsstellen zu übermitteln.
Die Annahmestellen der Einzugsstellen prüfen nach der Entschlüsselung der Daten, ob die Daten technisch fehlerfrei sind. Wenn ja, leiten sie diese innerhalb eines Arbeitstages an die zuständige Einzugsstelle weiter und bestätigen dem Arbeitgeber die Fehlerfreiheit mit einer Weiterleitungsbestätigung. Die Meldungen gelten damit als dem Adressaten zugegangen. Technisch fehlerhafte Meldungen werden innerhalb eines Arbeitstages mit einer Fehlermeldung per Datenübertragung an den Arbeitgeber zurückgewiesen. Alle Rückmeldungen zu den abgegebenen Daten erfolgen über den GKV-Kommunikationsserver.
Arbeitgeber haben Meldungen der Sozialversicherungsträger mindestens einmal wöchentlich bestätigt von den Kommunikationsservern abzurufen und zu verarbeiten. Mit dem Empfang gelten die Meldungen als den Arbeitgebern zugegangen. Laut 8. SGB IV-Änderungsgesetz sind diese Meldungen ab 1. Januar 2024 erst 42 Tage nach der Bereitstellung zum Abruf durch die Annahmestelle der Einzugsstelle zu löschen.
Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass die Meldungen rechtzeitig vom Kommunikationsserver abgerufen werden, um Meldungslücken und Fehler bei der Verarbeitung von Folgemeldungen zu vermeiden.