Bereits ab April 2025 können Arbeitgeber und Zahlstellen neue Arbeitnehmer oder Versorgungsempfänger über das neue Datenaustauschverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern anmelden. Ihnen wird dann die Kinderanzahl bzw. Elterneigenschaft rückgemeldet. Gleichzeitig wird ein Abonnement angelegt, so dass künftig Änderungen bei der Kinderanzahl und der Elterneigenschaft proaktiv übermittelt werden.
Als Identifikationsmerkmal für Arbeitgeber dienen ihre Absendernummer (ABSN) und ihre Hauptbetriebsnummer. Zahlstellen nutzen ebenfalls ihre ABSN kombiniert mit ihrer Zahlstellennummer.
Zentrales Zuordnungskriterium zur Identifikation des Arbeitnehmers bzw. Versorgungsempfängers im Datenaustauschverfahren ist die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) nach § 139b Abgabenordnung (AO) und das Geburtsdatum der Person. Arbeitgeber und Zahlstellen sind gesetzlich berechtigt, aber auch verpflichtet, diese für steuerliche Zwecke erhobenen Angaben für das automatisierte Übermittlungsverfahren zu nutzen.
Für alle Bestandsfälle, also Arbeitnehmer und Versorgungsbezieher, für die bislang das vereinfachte Nachweisverfahren zur Anwendung kommt, sind zum Stichtag 1. Juli 2025 elektronische Bestandsmeldungen abzugeben. Dafür ist Zeit bis zur Entgeltabrechnung für Dezember 2025.