Die neuen Funktionen des SV-Meldeportals sind vor allem für kleinere Unternehmen vor Vorteil, in denen es keine ausgeprägte Personalbuchhaltung bzw. keine aufwändig gesicherten IT-Kapazitäten gibt.
Optionale Nutzung eines Online-Datenspeichers
Optional wird Arbeitgebern die Nutzung eines zentralen, sicheren Online-Datenspeichers angeboten, der redundant in zwei Rechenzentren des technischen Betreibers gesichert wird. Die Daten des Arbeitgebers werden verschlüsselt gespeichert und stehen ausschließlich legitimierten Benutzern zur Verfügung. Jeder Betriebsnummer ist ein „Aktenschrank“ zugeordnet. Der Inhaber der Betriebsnummer verwaltet die Zugriffsrechte auf den Aktenschrank. Der Zugriff von Unberechtigten ist durch eine komplexe IT-Infrastruktur nach ISO 27001 ausgeschlossen.
Im Online-Datenspeicher werden die Firmendaten, Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen für die Dauer von maximal fünf Jahren gespeichert. Damit können auch kleinere Unternehmen alle relevanten Daten elektronisch vorhalten und bei Bedarf für einen Abruf (zum Beispiel im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung) bereitstellen, ohne sich um aufwändige Schutzmaßnahmen und Datensicherungen kümmern zu müssen.
Personalverwaltung mit Historie
Das SV-Meldeportal bietet eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des optionalen Online-Datenspeichers an. Für die Mitarbeitenden eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Die in Meldungen für die Mitarbeitenden erfassten Daten werden automatisch mit Bezug auf den Monat des Meldedatums in die Stammdaten übernommen. Damit ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen und eine geordnete Datenhaltung aufzubauen.
Mandantenverwaltung
Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, sowie Dienstleister, die die Entgeltabrechnung und das Meldewesen für mehrere Arbeitgeber übernehmen, können eine neue strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann beispielsweise einer Steuerberatung für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, die in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht. Am Ende dieser Zusammenarbeit verfügt der Arbeitgeber aber weiterhin über seine Daten im Online-Datenspeicher, da diese immer mit Bezug zu seiner Betriebsnummer abgelegt werden.
Kostenbeteiligung am Meldeportal
Für die Nutzung des SV-Meldeportals ist im Gegensatz zur bisherigen Anwendung sv.net eine Kostenbeteiligung der Nutzer vorgesehen. Die Nutzungsgebühr wird bezogen auf zwei Anwendergruppen für eine Laufzeit von 36 Monaten im Voraus erhoben. Die Nutzungsgebühr kann nur durch eine Überweisung oder über PayPal entrichtet werden.
- Anwendergruppe 1 – Single Mandant: Für den Austausch von Meldungen für eine Betriebsnummer mit sehr begrenztem Meldevolumen (bspw. Kleinarbeitgeber). Für diese Gruppe betragen die Kosten 36,00 Euro netto zzgl. gültiger Mehrwertsteuer für drei Jahre (1 Euro pro Monat).
- Anwendergruppe 2 – Multi Mandant: Für den Austausch von Meldungen für mehrere Betriebsnummern und einem entsprechend hohen Meldevolumen. Für diese Gruppe werden 99,00 Euro netto zzgl. gültiger Mehrwertsteuer für drei Jahre berechnet.
Die Nutzung des SV-Meldeportals ist in den Jahren 2023 und 2024 kostenfrei, sofern sich Arbeitgeber und deren Dienstleistungspartner bis zum 31. März 2024 als Nutzer registrieren. Für diese Anwender wird die Nutzung des SV-Meldeportals erst ab 2025 kostenpflichtig.