Die Umlagepflicht zur U1 gilt für Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Die Beurteilung erfolgt auf Basis der Beschäftigtenzahl des vorangegangenen Kalenderjahres, aktuell also jener für 2025. Die Feststellung gilt dann für das gesamte aktuelle Kalenderjahr 2026. Sie bleibt auch dann maßgebend, wenn sich die Anzahl der Mitarbeiter im Laufe des Kalenderjahres erheblich ändert. Angerechnet werden grundsätzlich alle Mitarbeiter, die einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben. Teilzeitkräfte werden anteilig berücksichtigt. Die sozialversicherungsrechtliche Stellung und die Krankenkassenzugehörigkeit der einzelnen Arbeitnehmer spielen bei der Beurteilung keine Rolle.
Zur U1 umlagepflichtige Arbeitgeber können bis zum 28. Januar 2026 auch die Höhe des Erstattungssatzes bei der jeweils für den Arbeitnehmer zuständigen gesetzlichen Krankenkasse wählen, der dann über den Umlagesatz entscheidet. Dieses Wahlrecht besteht nur zu Jahresbeginn, der Arbeitgeber ist dann für das Kalenderjahr 2026 an den gewählten Erstattungssatz gebunden. Bei Krankheit des Arbeitnehmers erstattet die Kasse den gewählten prozentualen Anteil des fortgezahlten Arbeitsentgelts. Die Erstattungsanträge sind elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe SV-Meldeportal zu stellen.