Fragen und Antworten zur elektronischen Patientenakte
Inhalt
ePA – welche Inhalte hat die elektronische Patientenakte
Ihre behandelnden Ärztinnen und Ärzte speichern diese Dokumente & Informationen in Ihrer ePA, wenn Ihre Versichertenkarte in der Praxis eingelesen wurde:
- Daten zu Medikamenten und E-Rezepten,
- Labor- und Bildbefunde wie Röntgen-,
- CT- oder MRT-Bilder,
- Behandlungsbefunde,
- elektronische Arztbriefe,
- elektronische Entlassbriefe von Krankenhäusern (auch aus früheren Behandlungen, wenn sie für Ihre aktuelle Versorgung wichtig sind).
Zusätzlich sehen Sie in der ePA über den Punkt „Erhaltene Leistungen“ Arztbesuche oder weitere Leistungen, die die BIG für Sie bezahlt hat, und zwar für die vergangenen 10 Jahre. So können Sie sehen, wann Sie in welcher Praxis waren, was gemacht wurde und welche Medikamente Sie genommen haben.
Wenn Sie in einer Praxis oder im Krankenhaus in Behandlung sind und dort Ihre Versichertenkarte eingelesen wurde, kann die Praxis die Informationen in Ihrer ePA ab dem Tag für bis zu 90 Tage einsehen. Nutzen Sie die ePA-App, können Sie selbst die Dauer individuell anpassen (verkürzen oder unbegrenzt ermöglichen). Wird Ihre Versichertenkarte in einer Apotheke eingelesen, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 3 Tage Zugriff auf bestimmte Daten in Ihrer elektronische Patientenakte (ePA). Übrigens: In der ePa-App können Sie nachvollziehen, wer auf Ihre ePA zugegriffen hat.
Zum Start der ePA ab 2025 sind zunächst nur wenige Daten enthalten:
-E-Rezeptdaten, die ab dem Zeitpunkt der Erstellung der ePA verschrieben wurden und
-eine Leistungsübersicht der BIG mit Abrechnungsdaten über frühere Arztbesuche.
Wenn Ihre ePA aktiv ist, können behandelnde Praxen und andere Einrichtungen Dokumente aus der aktuellen Behandlung (z.B Befunde oder Arztberichte) dort ablegen.
Die ePA wächst schrittweise. Sie wird rückwirkend nicht mit den vollständigen Unterlagen Ihrer Krankheitsgeschichte befüllt.
Sie können über Ihr Smartphone mit der ePA-App selbst alte Dokumente in Ihre elektronische Patientenakte hochladen. Dazu finden Sie hier eine Anleitung https://www.big-direkt.de/sites/big-direkt-de/files/2025-03/BIG-informiert-ePA-App-Dokumente-hochladen.pdf
Ihre Unterlagen können Sie oder Ihr Vertreter mithilfe der ePA-App ganz leicht in Ihrer ePA speichern. Hierzu müssen die Unterlagen abfotografiert werden und können dann unter der entsprechenden Kategorie hinterlegt werden.
Dazu finden Sie hier eine Anleitung https://www.big-direkt.de/sites/big-direkt-de/files/2025-03/BIG-informiert-ePA-App-Dokumente-hochladen.pdf
Ja, auch für Kinder legt die BIG ab 15. Januar 2025 eine elektronische Patientenakte (ePA) an.
Wenn Sie als Eltern die ePA Ihres Kindes einsehen möchten, registrieren Sie bitte jedes Kind einzeln in der ePA-App. Bis zum 16. Geburtstag wird die ePA eines Kindes von einer sorgeberechtigten vertretenden Person verwaltet. Das Einrichten und Öffnen der Patientenakte als Vertreter/in erfolgt mit der Versichertenkarte (eGK) und der passenden PIN des Kindes.
Die PIN für die Versichertenkarte dürfen wir erst nach einer persönlichen Identifizierung des Kindes zusenden. Kinder und Jugendliche sind altersbedingt nicht immer im Besitz vollgültiger Ausweisdokumente, die zur Identifizierung durch die Deutsche Post genutzt werden können.
Diese Identifizierungsverfahren für Kinder stehen zur Auswahl:
- Kinder ab 16 Jahren können mit Ihrem (Online-) Personalausweis ein Verfahren zur Identifizierung frei wählen.
- Kinder, die einen Personalausweis inklusive einer Unterschrift besitzen, können sich in einem Kundencenter der BIG oder auch in jeder Filiale der Deutschen Post identifizieren lassen. Hierzu ist vorab die Registrierung in der ePA-App erforderlich.
- Kinder unter 5 Jahren, die altersbedingt noch keinen Personalausweis mit einer Unterschrift besitzen, können aktuell nur persönlich in einem unserer Kundencenter vor Ort identifiziert werden.
- Oder wir senden die PIN an einen erziehungsberechtigten Elternteil, der die Identifizierung übernimmt. Rufen Sie uns hierzu bitte an unter 0231 5557 320-133!
So funktioniert die Identifizierung von Kindern in den BIG-Kundencentern
Für die Identifizierung in einem unserer Kundencenter müssen Sie als erziehungsberechtigte Person gemeinsam mit Ihrem Kind persönlich erscheinen. Sie benötigen die Versichertenkarte und ein Ausweisdokument bzw. die Geburtsurkunde des Kindes. Sie erhalten vor Ort dann einen Aktivierungscode. Geben Sie diesen Aktivierungscode anschließend in der App ein.
Nach der erfolgreichen Identifizierung - egal mit welchem Verfahren - erhalten Sie anschließend eine PIN für die Versichertenkarte Ihres Kindes per Post.
Auch für Kinder legt die BIG ab 2025 automatisch eine ePA an und Praxen speichern darin über die Praxissoftware Dokumente und Informationen. Wenn Eltern Zugriff auf die ePA ihrer Kinder bekommen möchten, ist das über die Einrichtung von Vertretungen möglich: Registrieren Sie zunächst Ihr Kind für die BIG ePA-App. Dort können Sie dann vertretungsberechtigte Personen hinzufügen und so die ePA Ihres Kindes auf dem Smartphone einsehen.
Sie können über Ihre ePA-App nachvollziehen, wer wann auf Ihre ePA zugegriffen hat und finden dort ein Protokoll der Zugriffe.
Ihre aktuellen Befunde oder Arztbriefe werden in Ihrer ePA durch Ihren behandelnden Arzt hinterlegt. Möchten Sie weitere Papierdokumente aus der Vergangenheit speichern und können die ePA-App nicht dazu nutzen, helfen wir Ihnen gerne dabei.
Melden Sie sich einfach bei uns, damit wir mit Ihnen das Vorgehen besprechen können oder besuchen Sie eine unserer Geschäftsstellen.
0231.5557-320164
Bitte schicken Sie keine Unterlagen unaufgefordert ein, diese dürfen wir aus rechtlichen Gründen nicht in Ihrer ePA speichern.
Die BIG hat keinen Zugriff auf Ihre ePA.
Sind Daten von Praxen oder Einrichtungen nicht korrekt, sprechen Sie die Einrichtung bitte an. Sie können die Daten überschreiben. In der ePA-App können Sie selbst die Dokumente löschen oder verbergen.
Daten, die Sie selbst zur Verfügung gestellt haben, können auch nur durch Sie selbst geändert werden. Löschen wiederrum können dies z.B. auch Arztpraxen.
Sind Daten in der Übersicht erhaltener Leistungen nicht richtig, z.B. Diagnosen – wenden Sie sich hier bitte an Ihren Behandler.
Nein, die ePA funktioniert nur in Deutschland, in einer späteren Version sollen Notfalldaten auch im Ausland genutzt werden können.
Wenn Sie Vorerkrankungen, Allergien oder ähnliches haben, können Sie durch Ihre Praxis einen Notfalldatensatz auf Ihrer Versichertenkarte hinterlegen lassen. In Zukunft sollen diese Informationen auch in der ePA gespeichert werden können.
Aktuell können wir aus technischen Gründen keine Dokumente einscannen, weil aktuell die elektronischen Patientenakten für alle gesetzlich Versicherten erstellt werden. Wir bitten noch um etwas Geduld – wir informieren hier rechtzeitig, wie Sie uns die Dokumente zusenden können.
Für Versicherte, die Ihre ePA nicht selbst über die BIG ePA-App verwalten und nutzen, hat die BIG eine Ombudsstelle eingerichtet, die Sie rund um Ihre ePA unterstützt. Bei diesen Anliegen hilft die Ombudsstelle weiter:
-Zugriffsberechtigungen von Praxen und Einrichtungen verwalten
-Widersprüche gegen die ePA insgesamt oder einzelne Services umsetzen
-Protokolle über Zugriffe zur Verfügung stellen
Sie erreichen die Ombudsstelle der BIG unter:
Telefon: 0231-5557 320164
E-Mail: epa-ombudsstelle@big-direkt.de
Wenn Sie die Krankenkasse innerhalb der GKV wechseln, werden Ihre Daten aus der ePA in verschlüsselter Form übertragen. Das geschieht automatisch und Sie müssen nichts weiter tun. Die erteilten Befugnisse und Widersprüche sowie die Vertretungen werden dabei ebenfalls übernommen. Ausnahme ist hier der Service „Erhaltene Leistungen“: Wenn Sie dagegen widersprochen haben, dass die BIG Behandlungen und andere Leistungen der letzten 6 Jahre in Ihre ePA einspielt, gilt dieser Widerspruch nicht automatisch weiter. Wechseln Sie zu einer Krankenversicherung, die keine ePA anbietet, so empfehlen wir Ihnen sich vorab Ihre Daten vorher zu sichern und sich bei uns zu melden.
ePA – Sicherheit & Datenschutz der elektronischen Patientenakte
Ihre Patientenakte ist nicht auf Ihrer Versichertenkarte und auch nicht auf Ihrem Smartphone gespeichert. Ihre Daten liegen verschlüsselt in einem sicheren System. Die Daten in Ihrer Akte sind stets verschlüsselt abgelegt. Wenn Sie selbst oder eine an Ihrer Behandlung beteiligte Praxis berechtigt auf die ePA zugreifen, überträgt die ePA die Daten verschlüsselt zu den Computersystemen Ihrer Arztpraxis. Die Datenverarbeitung in der ePA erfolgt in einer auf höchstem Niveau sicherheitsgeprüften und vertrauenswürdigen technischen Umgebung. Weder der Betreiber noch die Krankenkasse haben Zugriff auf Ihre Daten.
Wenn Sie Dokumente aus Ihrer ePA über die ePA-App anzeigen lassen möchten, werden diese im Vorfeld aus dem Aktensystem entschlüsselt und anschließend heruntergeladen. Die heruntergeladenen Dateien werden dazu lokal auf Ihrem Smartphone gespeichert.
Sie können über Ihre ePA-App nachvollziehen, wer wann auf Ihre ePA zugegriffen hat und finden dort ein Protokoll der Zugriffe.
Die ePA wird in einem Zulassungsverfahren durch die gematik ausführlich geprüft. In dieser Prüfung werden Kriterien und Vorgaben angewandt, die unter Beteiligung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt wurden. Aktuell wurden noch einige zusätzliche Maßnahmen und Methoden ergänzt, die die Sicherheit der ePA erhöhen. Hundertprozentige Sicherheit gegen Missbrauch kann aber niemand garantieren.
Mit unserer BIG ePA-App können Sie wie gewünscht Daten und Dokumente verbergen oder löschen. Außerdem können Sie auch bestimmte Praxen ganz vom Zugriff auf Ihre ePA ausschließen.
In der Praxis selbst können Sie ebenfalls ausdrücklich der Einstellung von Dokumenten im Rahmen einer Behandlung z.B. Vor-Ort-Besuch oder Videosprechstunde) widersprechen.
Bevor Leistungserbringende Daten in die ePA einstellen, die zur Diskriminierung oder Stigmatisierung führen könnten, wie z. B. Daten zu psychischen Erkrankungen, zu sexuell übertragbaren Krankheiten oder zu Schwangerschaftsabbrüchen, müssen sie Sie auf das Recht zum Widerspruch gegen die Einstellung hinweisen.
Sollten Sie daraufhin Ihren Widerspruch erklären, so muss dieser von der Leistungserbringereinrichtung in Ihrer Behandlungsdokumentation niedergelegt werden. Die Einrichtung darf dann die entsprechenden Daten nicht in die ePA übertragen.
Die ePA ist als lebenslange Akte konzipiert, Dokumente werden also nicht nach einer bestimmten Zeit aus der ePA gelöscht. Sie selbst über die ePA-App sowie das von ihnen berechtigte medizinische Personal können aber Dokumente aus der ePA löschen. Wenn eine Person stirbt, wird die Akte nach einer Frist von 12 Monaten gelöscht.
Auch Praxismitarbeiterinnen und -mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre ePA, wenn Ihre Versichertenkarte eingelesen wurde.
ePA-App – Funktionen & Möglichkeiten
Ja, Sie können sich von bis zu fünf Personen vertreten lassen und auch andere Personen vertreten, so dass Sie auf deren ePA aktiv zugreifen können. Die Vertreter können Sie selbst über die BIG ePA-App einrichten. Die Person, die Sie vertritt, muss entweder in einer Gesetzlichen Krankenkasse versichert sein oder in einer privaten Versicherung, die eine ePA anbietet.
Zahnbonusheft, Impfpass und weitere Dokumente sollen in Zukunft durch die Arztpraxis in die ePA eingestellt werden, aktuell geht das noch nicht. Bis dahin können Sie Fotos der Ausweise als Dokument über die ePA-App in Ihre ePA hochladen (Rubrik „medizinischer Ausweis“).
Sie können über Ihr Smartphone mit der ePA-App selbst alte Dokumente in Ihre elektronische Patientenakte hochladen. Dazu finden Sie hier eine Anleitung https://www.big-direkt.de/sites/big-direkt-de/files/2025-03/BIG-informiert-ePA-App-Dokumente-hochladen.pdf
Die BIG spielt Daten der letzten 10 Jahre zu Ihren vergangenen Behandlungen, die die BIG für Sie bezahlt hat, in Ihre ePA ein. So können Sie sehen, wann Sie in welcher Praxis waren, was gemacht wurde und welche Medikamente Sie genommen haben. Diese Leistungen werden in der Übersicht angezeigt:
-ambulante ärztliche Leistungen,
-zahnmedizinische Leistungen,
-Krankenhaus-und Reha-Leistungen,
-Arzneimittel,
-Heilmittel,
-Hilfsmittel,
-Krankenfahrten,
häusliche Krankenpflege,
-Haushaltshilfe,
-Hebammenhilfe,
-Kurzzeitpflege,
-Dialyse,
-Reha-Sport und Funktionstraining,
-präventive Gesundheitsförderung,
-ambulante Reha,
-sozialpädiatrische Leistungen,
-Soziotherapie.
Patientenverfügungen und Vollmachen können Sie selbst in Ihre ePA-App hochladen: Gehen Sie über „Dokumente“ –> von mir erstellt –> Kategorie: Administrative Dokumente (Patientenverfügung, Vorsorgevollmachten). Achten Sie bei der Bezeichnung der Dokumente darauf, sinnvolle Namen zu vergeben, damit Dritte – z.B. Ärzte, Apotheken etc. – sie finden.
Nein, die Kosten für die Behandlung werden nicht angezeigt.
Sie können aus der ePA-App direkt in das Online-Organspende-Register klicken und dort Ihre Angaben zur Organspende hinterlegen. Dazu benötigen Sie Ihren 6-stelligen Appcode.
Patientenverfügungen und Vollmachen können Sie selbst in Ihre ePA-App hochladen: Gehen Sie über „Dokumente“ –> von mir erstellt –> Kategorie: Administrative Dokumente (Patientenverfügung, Vorsorgevollmachten).
Dokumente, die Sie hochladen, werden automatisch mit dem Datum der Erstellung versehen.
Über die ePA-App können Sie aber das Datum/Uhrzeit des Behandlungsbeginns und -endes eingeben, ebenso eine Kategorie. So werden die Dokumente automatisch chronologisch sortiert.
ePA-App – Registrierung & Technik
Die Registrierung und Identifizierung ist für die ePA-App etwas aufwändiger – damit Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten!
Wir haben Ihnen eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt:
Wir bieten die App im Apple Store und Google Play Store an – suchen Sie einfach nach „BIG direkt gesund ePA“. Sie können die App ab den Betriebssystemen Android 10 oder iOS 17 nutzen. Außerdem benötigen Sie ein Smartphone, das die NFC-Nutzung ermöglich und kein verändertes Betriebssystem hat.
Die Zugangsdaten von meineBIG können nicht als Zugangsdaten für die ePA-App genutzt werden, da keine Verbindung der beiden Apps besteht!
Ihre Unterlagen können Sie oder Ihr Vertreter mithilfe der ePA-App ganz leicht in Ihrer ePA speichern. Hierzu müssen die Unterlagen abfotografiert werden und können dann unter der entsprechenden Kategorie hinterlegt werden.
Dazu finden Sie hier eine Anleitung https://www.big-direkt.de/sites/big-direkt-de/files/2025-03/BIG-informiert-ePA-App-Dokumente-hochladen.pdf
Die Pin ist an die jeweilige Versichertenkarte gebunden und kann aus Sicherheitsgründen nicht neu ausgestellt werden. Wenn Sie Ihre PIN nicht mehr haben, benötigen Sie zunächst eine neue Versichertenkarte.
Es gibt keine Begrenzung.
Ihre Daten liegen verschlüsselt in einem sicheren System. Wenn Sie sich Ihre Dokumente aus der ePA über die ePA-App anzeigen lassen möchten, werden diese im Vorfeld aus dem Aktensystem entschlüsselt und anschließend auf Ihr Smartphone heruntergeladen. Die heruntergeladenen Dateien werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und mithilfe von installierten Standardprogrammen geöffnet.
Sowohl einzelne Daten als auch die komplette ePA können Sie jederzeit in der ePA-App löschen.
Ja, das geht in der ePA-App seit der Version 3.0. Sie können sich also einfach mit Gesichtserkennung oder Ihrem Fingerabdruck auf Ihrem Smartphone anmelden, wenn ihr Smartphone über die entsprechenden Sicherheitskomponenten verfügt.
Die Versichertennummer befindet sich auf Ihrer Versichertenkarte.
Haben Sie das Passwort vergessen, klicken Sie auf „Passwort vergessen“ und bestätigen den Link in der E-Mail. Nach Vergabe eines neuen Passwortes steht die ePA-App wieder zur Verfügung.
Haben Sie den App-Code vergessen, setzen Sie das Benutzerkonto zurück. Dadurch wird Ihr Zugriff auf die ePA-App und der App-Code gelöscht. Zudem wird das verbundene Gerät und die sichere Identifizierung gelöscht. Legen Sie anschließend ein neues Benutzerkonto an. Die App führt Sie durch den Prozess.
Die ePA wird nicht gelöscht, die Daten gehen somit nicht verloren.
ePA - Ansprechpartner & Support
Bei Fragen zur Registrierung der elektronischen Patientenakte sowie technischen Problemen hilft Ihnen gerne unser Supportteam weiter unter 0231.5557320-133.
Bitte beachten Sie: Wir als Krankenkasse haben keinen Einblick in Ihre persönlichen Daten in der elektronischen Patientenakte. Bei medizinischen Fragen ist deshalb Ihr Arzt der richtige Ansprechpartner.
Für Versicherte, die Ihre ePA nicht selbst über die BIG ePA-App verwalten und nutzen, hat die BIG eine Ombudsstelle eingerichtet, die Sie rund um Ihre ePA unterstützt. Bei diesen Anliegen hilft die Ombudsstelle weiter:
-Zugriffsberechtigungen von Praxen und Einrichtungen verwalten
-Widersprüche gegen die ePA insgesamt oder einzelne Services umsetzen
-Protokolle über Zugriffe zur Verfügung stellen
Sie erreichen die Ombudsstelle der BIG unter:
Telefon: 0231-5557 320164
E-Mail: epa-ombudsstelle@big-direkt.de
Aktuell können wir aus technischen Gründen keine Dokumente einscannen, weil aktuell die elektronischen Patientenakten für alle gesetzlich Versicherten erstellt werden. Wir bitten noch um etwas Geduld – wir informieren hier rechtzeitig, wie Sie uns die Dokumente zusenden können.
Ihre aktuellen Befunde oder Arztbriefe werden in Ihrer ePA durch Ihren behandelnden Arzt hinterlegt. Möchten Sie weitere Papierdokumente aus der Vergangenheit speichern und können die ePA-App nicht dazu nutzen, helfen wir Ihnen gerne dabei.
Melden Sie sich einfach bei uns, damit wir mit Ihnen das Vorgehen besprechen können oder besuchen Sie eine unserer Geschäftsstellen.
0231.5557-320164
Bitte schicken Sie keine Unterlagen unaufgefordert ein, diese dürfen wir aus rechtlichen Gründen nicht in Ihrer ePA speichern.