Im elektronischen Meldeverfahren des Datenaustauschs Betriebsdatenpflege übermitteln Arbeitgeber Änderungen ihrer Betriebsdaten (z. B. Änderungen beim Firmennamen, der Anschrift des Betriebs, der Ansprechpartner und der Branchenzuordnung) elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal an die Bundesagentur für Arbeit und die Sozialversicherungsträger (§ 18i Absatz 4 SGB IV).
Direkter Datenaustausch ab dem 1. Januar 2027
Bereits im Jahr 2022 wurde mit dem 8. SGB-IV-Änderungsgesetz beschlossen, dass der Datenaustausch Betriebsdatenpflege in ein elektronisches Dialogverfahren zwischen Arbeitgebern und der Bundesagentur für Arbeit weiterentwickelt wird – ohne die Zwischenschaltung der Annahmestellen der Krankenkassen. Dies ist nun vollbracht. Ab 1. Januar 2027 tauschen Arbeitgeber und Bundesagentur für Arbeit die Datensätze mit betrieblichen Angaben unmittelbar miteinander aus. Eine Übermittlung von Meldungen über die Annahmestellen der Krankenkassen ist dann nicht mehr möglich.
Der Meldedialog erfolgt vom Entgeltabrechnungsprogramm oder dem SV-Meldeportal über den GKV-Kommunikationsserver und die Annahmestelle der Bundesagentur für Arbeit (§§ 96, 97 SGB IV).
Meldeanlässe bleiben unverändert
An den Meldeanlässen ändert sich im Vergleich zum bisherigen Datenaustausch Betriebsdatenpflege nichts. Arbeitgeber sind verpflichtet, Änderungen über anlassbezogene Bestandsmeldungen und Beendigungen zu melden. Anlassbezogene Bestandsmeldungen sind bei jeder Ersterfassung im Entgeltabrechnungsprogramm durchzuführen sowie bei einer Änderung der Absender- oder Betriebsnummer der Abrechnungsstelle (§ 18i Absatz 4 Sätze 1 und 2 SGB IV).
Wirtschaftsunterklasse wird verpflichtendes Feld
Zu den betrieblichen Stammdaten, die Arbeitgeber im Rahmen des Datenaustauschverfahrens Betriebsdatenpflege verpflichtend melden müssen, gehört auch die wirtschaftliche Betätigung (§ 18i Absatz 4 Satz 1 SGB IV). Um dieser Verpflichtung Rechnung zu tragen, wird die fünfstellige Wirtschaftsunterklasse nach der Klassifikation der Wirtschaftszweige des Statistischen Bundesamtes im neuen Datenaustausch ab dem 1. Januar 2027 zum „Muss-Feld“ umdefiniert.