Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung verpflichtend und im Rahmen von Betriebsprüfungen geprüft. Neben den klassischen Entgeltabrechnungen betrifft die Pflicht insbesondere die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen gemäß § 8 Abs. 2 BVV. Diese umfassen – je nach Einzelfall – eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten (z.B. Befreiungsanträge oder Immatrikulationsbescheinigungen).
Diese Unterlagen müssen für alle relevanten Vorgänge ab 1. Januar 2027 zwingend digital vorliegen und verwaltet werden. Dabei gelten klare Vorgaben für die Dateiformate, die Struktur und Ablage der Dateien. Auch die Bezeichnung der Dateien ist konkret vorgegeben. Eine rückwirkende Dokumentation von Sachverhalten vor 2027 ist jedoch nicht erforderlich.
Stand: 19. Mai 2026