Soweit ein Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs ELStA-Merkmale benötigt, werden sie in der Regel automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) aufgrund der in der ELStAM-Datenbank gespeicherten Daten gebildet. Dabei werden je Arbeitnehmer zunächst die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge für die in den Steuerklassen I bis IV zu berücksichtigenden Kinder ermittelt.
Soweit das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers Lohnsteuerabzugsmerkmale bildet (z.B. Freibeträge oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), teilt es diese dem BZSt mit. Ergänzend werden vom BZSt folgende Daten zugespielt und zum automatisierten Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt:
- die Identifikationsnummer
- der Tag der Geburt
- die Merkmale für den Kirchensteuerabzug des Arbeitnehmers
Die Beiträge für eine private Kranken- und für eine private Pflege-Pflichtversicherung können bis Ende 2025 beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine entsprechende Beitragsbescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegt. Ab 2026 ist ein ersetzendes Datenaustauschverfahren geplant.
Bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM ist eine Arbeitgeberhaftung möglich. Dabei wird zwischen folgenden Fallkonstellationen differenziert:
- 1 der Arbeitnehmer wurde nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet,
- 2 der Lohnsteuerabzug wurde ohne ELStAM durchgeführt,
- 3 bei fehlerhaften ELStAM wurde der Lohnsteuerabzug anhand voraussichtlicher Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt oder
- 4 bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmenden lag keine Identifikationsnummer für den Lohnsteuerabzug vor.
Es besteht ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.
Die für das ELStAM-Verfahren erforderlichen Schriftstücke können über die Internetseite https://www.elster.de/eportal/login/softpse an die Finanzverwaltung übermittelt werden.