Bei Entsendungen von Arbeitnehmern in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, nach Norwegen, Island, das Vereinigte Königreich und Liechtenstein sowie in die Schweiz müssen Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung beantragen, die der Arbeitnehmer vor Ort mitzuführen hat. Eine ausgestellte A1-Bescheinigung dokumentiert, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit während des Auslandseinsatzes weitergelten, und muss vom Arbeitnehmer bei Kontrollen vorgelegt werden. Die Ausstellung einer A1-Bescheinigung für eine entsandte Person ist von Arbeitgebern seit dem 1. Januar 2019 ausschließlich elektronisch über das Entgeltabrechnungssystem oder eine maschinelle Ausfüllhilfe an die für die Prüfung der Entsendung zuständige Stelle zu übermitteln (vgl. § 106 SGB IV).
Dieser elektronische Antrag wird zum 1. Januar 2024 um Angaben zur Telearbeit ergänzt. Sofern die Tätigkeit am ausländischen Einsatzort in Form von Telearbeit ausgeübt wird, ist der Anteil von Telearbeit anzugeben.
Bei Entsendungen in andere Staaten, mit denen Sozialversicherungsabkommen bestehen (Abkommensstaaten), wurde die Entsendebescheinigung bislang in Papierform beantragt. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wurde beschlossen, dass auch diese Bescheinigungen bei den hierfür zuständigen Stellen elektronisch durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe zu beantragen sind (vgl. § 106 SGB IV). Die zuständige Stelle hat den Antrag elektronisch anzunehmen, zu verarbeiten und zu nutzen. Nach der Feststellung, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, ergeht die jeweilige Bescheinigung über das anwendbare Recht innerhalb von drei Arbeitstagen durch Datenübermittlung an den Arbeitgeber, der diese Bescheinigung der betreffenden Person unverzüglich zur Verfügung stellt, damit während des Auslandseinsatzes ein Nachweis bezüglich des Sozialversicherungsschutzes vorhanden ist.
Ursprünglich war vorgesehen, dass dieses Verfahren zum 1. Januar 2024 starten sollte. Der Starttermin wurde wegen der aufwändigen Detailabstimmung auf 2025 verschoben. Auch die Integration von Anspruchsbescheinigungen für Grenzgänger in das elektronische Antragsverfahren A1 wurde auf 2025 verschoben. Grenzgänger sind Personen, die in Deutschland arbeiten und krankenversichert sind, im EU-Ausland wohnen und in der Regel täglich, mindestens aber einmal wöchentlich in ihren Wohnstaat zurückkehren.